Role na spotkaniach

POMAGAMY LUDZIOM WZRASTAĆ

Chronometrażysta

Każdy element spotkania ma określony w agendzie czas trwania, którego nie można przekroczyć. Dobry mówca powinien umieć wyrazić swoje myśli w określonych ramach czasowych, a na straży tego stoi właśnie CHRONOMETRAŻYSTA – jest odpowiedzialny za pomiar i sygnalizowanie upływającego czasu.

Twoje korzyści

Poprawa uważności

Podczas spotkania mają miejsce wystąpienia o różnych celach i charakterze: mowy przygotowanie, ewaluacje, wystąpienia improwizowane. Każdy rodzaj przemówienia ma swój z góry określony czas. Zanim przystąpisz to mierzenia czasu, sprawdź szczegóły w agendzie i odpowiednio się przygotuj. Rola Chronometrażysty wymaga skupienia i uczy uważności. Do realizowania tej roli możesz używać specjalnej funkcji w aplikacji Toastmasters lub stopera w telefonie.

Zrozumienie spotkania klubu jako spójnej całości

Poszczególne części spotkania i wystąpienia mają określony czas. Połączenie wszystkich ról i wypowiedzi stanowi całość spotkania. Pełniąc rolę Chronometrażysty, nauczysz się patrzeć na spotkanie jako na spójną całość o wytyczonych ramach czasowych.

Współpraca z Toastmasterem spotkania

Chronometrażysta + Toastmaster to zespół niezwykle ważny dla powodzenia spotkania. To od Chronometrażysty prowadzący spotkanie wie, kiedy powinien wyjść na scenę i zapowiedzieć kolejnego mówcę. Aby współpraca ta przebiegała płynnie, warto o niej porozmawiać przed spotkaniem. Chronometrażysta powinien konsultować z prowadzącym wszelkie odstępstwa od agendy, takie jak niewykorzystanie czasu przeznaczonego a daną część spotkania, przedłużenie przerwy itp.

Korzyści osoby ocenianej

Uświadomienie sobie tego, że czas jest cenny

Każde przemówienie powinno mieć określoną długość. Warto pamiętać, że w przypadku mowy konkursowej wystąpienie trwające dłużej niż 30 sekund niż ustalono w agendzie, spotka się z dyskwalifikacją. Warto więc
przećwiczyć wcześniej mowę pod kątem wymaganego do jej prezentacji czasu.

Wykorzystanie informacji w formie flag

Czas przeznaczony na konkretną część wystąpienia jest zapisany w agendzie (po prawej stronie). Po upłynięciu określonego czasu, występujący otrzymuje o tym informacje za pomocą flagi w określonym kolorze. Chronometrażysta powinien zapisywać odstępstwa od wytyczonych ram czasowych, aby dać informację zwrotną w czasie swojego raportu końcowego.

Rozplanowanie wypowiedzi

Zielona flaga oznacza czas optymalny/minimalny. To, że została wskazana, nie oznacza, że tu i teraz należy już kończyć. Warto wykorzystać cały dostępny czas na scenie, będąc na scenie, aż pojawi się żółta, oznaczający czas optymalny lub nawet czerwona flaga (szczególnie podczas sesji gorących pytań!).

Najlepsze praktyki

Przed spotkaniem

• Zapisz się na rolę w Easy- Speak.
• W razie pytań skontaktuj się ze swoim mentorem lub Głównym Oceniającym.
• Przygotuj rekwizyty do odmierzania czasu: stoper i flagi (czerwona, żółta, zielona) –
dostępne u Dyrektora ds. Administracyjnych
• Przygotuj telefon z dostępem do Internetu, aby móc mierzyć czas używając Easy
Speaka. Jeżeli nie masz Internetu, przygotuj stoper do odmierzania czasu.
• Usiądź tak, aby być dobrze widocznym dla uczestników spotkania.
• Zapoznaj się dokładnie z agendą spotkania, zwróć szczególną uwagę na czas przydzielony każdemu z mówców/występujących (widoczny po prawej stronie agendy). Dowiedz się od mówców czy czas ich wystąpienia jest zgodny z agendą.
• Zadbaj o to, aby flagi były dobrze widoczne dla mówców znajdujących się na scenie, nie bój się unosić ich wysoko nad swoją głowę. Trzymając flagę w górze upewnij się, że osoba występująca zanotowała ten fakt, np. patrząc na flagę.

W trakcie spotkania

• Współpracuj z TOASTMASTEREM w celu sprawnego przebiegu spotkania.
• Po wezwaniu przez GŁÓWNEGO OCENIAJĄCEGO:
➢ Opisz swoją rolę, jej znaczenie dla klubu oraz Twoje korzyści.
➢ Pokaż i wytłumacz znaczenie rekwizytów, za pomocą których będziesz odmierzać czas.
➢ Przypomnij o zasadzie dyskwalifikacji (jeżeli mówca przedłuży swoje wystąpienie o 30 sekund będzie zdyskwalifikowany, jeżeli mówca zakończy wypowiedź o 30 sekund przed zieloną flagą również zostanie zdyskwalifikowany. Zasada dotyczy: Przemówień, Ewaluacji, Odpowiedzi na Gorące Pytania).
• Zapisuj czas każdej osoby występującej na scenie – informacje te będą Ci potrzebne podczas zdawania końcowego raportu.
• Odmierzaj czas każdemu występującemu na scenie wedle następującej zasady:
Przykład: Mówca – standardowa mowa od 5 do 7 minut
➢ po 5 min – podnosisz i trzymasz przez chwilę zieloną flagę, minął minimalny czas wystąpienia.
➢ po 6 min – podnosisz i trzymasz przez chwilę żółtą flagę, należy zbliżać się do końca wystąpienia
➢ po 7 min – podnosisz i trzymasz przez chwilę czerwoną flagę, należy jak najszybciej zakończyć i wrócić na miejsce (upewnij się, podniesienie poszczególnych flag zostało zauważone przez osobę, której one dotyczą)
• Podczas przerwy poinformuj Ewaluatorów o czasie poszczególnych przemówień oraz ewentualnych dyskwalifikacjach.
• Podczas Sesji Gorących pytań mierz czas:
➢ trwania całej sesji gorących pytań. Jeśli przekracza ona liczbę minut podaną w programie – zasygnalizuj to Prowadzącemu Gorące Pytania za pomocą czerwonej flagi.
➢ odpowiadających na Gorące Pytania. Sygnalizujesz flagami upływający czas (1 minuta – zielona, 1,5 minuty – żółta, 2 minuty – czerwona).

Raport na koniec spotkania

● Przedstaw: czas całego spotkania, wystąpienia mówców, oceniających.
● W razie przekroczenia czasu daj rady, co należałoby zrobić, by zmieścić się w wyznaczonym czasie.
● W przypadku niewykorzystania czasu minimalnego, zmotywuj do lepszego spożytkowania go.
● Uwagi kieruj do ogółu publiczności, a nie tylko do przemawiającego, jako że mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.

Po spotkaniu

● Poproś swojego mentora o ewaluację Twojej roli: co zrobiłeś dobrze, a co mógłbyś poprawić. Jeżeli masz coś do poprawienia, dowiedz się, jak to możesz to zrobić.
● Po spotkaniu porozmawiaj z osobami, które pełniły inne role. Może jest coś, o czym w ewaluacji nie zdążyli powiedzieć.

Dodatkowe materiały: https://www.toastmasters.org/magazine/magazine-issues/2021/feb/the-timers-toolkit