Role na spotkaniach

POMAGAMY LUDZIOM WZRASTAĆ

Toastmaster wieczoru

Toastmaster to gospodarz wieczoru prowadzący spotkanie zgodnie z agendą. Dba o pozytywną atmosferę spotkania, zapowiada każdego mówcę, a jego rola w pewnym sensie jest podobna do roli konferansjera. Toastmaster to rola, która skupia podczas spotkania całą uwagę uczestników. Zostając Toastmasterem wieczoru spraw, by uczestnicy czuli, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Twoje korzyści

Zarządzanie ludźmi

To Ty w głównej mierze decydujesz kto, jaką funkcję będzie pełnił podczas spotkania. Dzięki ćwiczeniu tej umiejętności zyskasz większą pewność siebie i umiejętność sprawniejszego komunikowanie swoich potrzeb.

Praca w zespole

Nie musisz robić wszystkiego sam. Warto niektóre zadania delegować lub wykonać je z pomocą innych. Obsadzanie ról w Klubie ma swoją strukturę: Toastmaster upewnia się, czy mówcy mają swoich oceniających, wybiera Głównego Oceniającego oraz Moderatora Gorących Pytań.

Zarządzanie emocjami i krytycznymi sytuacjami

W Klubie jak w życiu – czasem jesteśmy zaskakiwani w najmniej spodziewanym momencie. Co zrobić, jeśli przed spotkaniem ktoś poinformuje Cię, że nie przyjdzie? Albo, gdy spotkanie się przedłuża? Masz świetną okazję przećwiczyć umiejętność radzenia sobie pod presją czasu. Ale spokojnie, w Klubie uczymy się, jak sobie radzić z takimi sytuacjami. Dzięki roli Toastmastera wieczoru rozwiniesz w sobie również inteligencję emocjonalną – zarządzanie emocjami i umiejętność działania w krytycznych sytuacjach przydadzą Ci się w wielu codziennych sytuacjach.

Korzyści uczestników spotkania

Nowy temat – nowa wiedza

Toastmaster najczęściej wybiera temat z repertuaru swoich zainteresowań lub tematów, które uznaje za ciekawe zgłębienia. Zna się na nim, co oznacza, że uczestnicy na pewno wyniosą ze spotkania coś nowego.

Ciekawy lub zaskakujący temat

Jako gospodarz spotkania zadasz uczestnikom Pytanie Dnia, które będzie związane z tematem spotkania. Spotkanie może być zaskakujące, zastanawiające lub skłaniające do refleksji, ważne, aby stwarzało okazję do oswojenia się z występem przed uczestnikami. To też doskonała szansa, by podzielić się swoim zdaniem. A może odpowiedź innych Cię zainspiruje…

Najlepsze praktyki

Przed spotkaniem:

1. Zapisz się na rolę w Easy-Speaku.

2. W razie pytań skontaktuj się ze swoim mentorem lub Wiceprezesem ds. Edukacji.

3. Zgromadź materiał na temat, który będziesz omawiać.

4. Przygotuj krótki, zachęcający do przyjścia na spotkanie opis tematu oraz grafikę i podeślij je osobie zajmującej się promocją (wiceprezesowi ds. PR). Uwaga: zdjęcie nie powinno zawierać dzieci, zwierząt, i tostów. Mile widziana tematyka to: relacja/ludzie/twarze. Strony, z których można bezpłatnie pobrać grafiki to np: www.pixabay.com www.unsplash.com

5. Przygotuj krótki filmik (nie dłuższy niż 2 minuty, nagrany w poziomie) zachęcający do wzięcia udziału w spotkaniu. Opowiedz w nim krótko o temacie, jaki będziesz poruszać, zachęć potencjalnych gości do odwiedzenia Klubu, wspomnij w nim gdzie i kiedy się widzimy. Gotowy materiał prześlij Wiceprezesowi ds. PR na PARĘ DNI PRZED SPOTKANIEM (najlepiej około 5 dni). Film udostępniony w mediach społecznościowych ma ogromną wartość! Zachęć członków Klubu i znajomych do udostępniania i komentowania go.

6. Przygotuj Pytanie Dnia – związane z tematem, które nie będzie zbyt trudne lub zachęcające do ględzenia. Osobiste doświadczenia są najlepszym źródłem inspiracji.

7. Potwierdź występy mówców i ewaluatorów najlepiej 5 dni przed spotkaniem. Jeżeli niespodziewanie okaże się, że zaplanowany mówca nie będzie jednak mógł tego dnia wystąpić, będziesz miał więcej czasu, aby znaleźć zastępstwo.

8. Dowiedz się, jaki jest temat każdej z mów, który projekt jest realizowany przez mówcę i jakie są cele tych projektów.

9. Ustal formę spotkania (stacjonarnie, online, hybryda). Jeżeli spotkanie przebiega w formie hybrydowej, upewnij się, że posiadasz zaplecze techniczne (zoommaster + sprzęt + sala).

10. Jeśli spotkanie odbywa się stacjonarnie, upewnij się, że któryś z członków zarządu będzie wcześniej, żeby otworzyć salę lub udostępni Ci klucze.

11. Przygotuj i wydrukuj agendę spotkania (z portalu Easy-Speak, jeżeli nie masz drukarki lub nie wiesz jak to zrobić, poproś o pomoc swojego mentora lub Wiceprezesa ds. Edukacji lub Dyrektora ds. Administracyjnych).

12. Upewnij się, że dysponujesz podpisanymi przez Prezesa i Wiceprezesa ds Edukacji dyplomami oraz kartami ocen i głosowania.

12. Ubierz się stosownie do pełnionej funkcji.

Tuż przed spotkaniem:

1. Przyjdź na spotkanie wcześniej (18:00). Jako gospodarz jesteś odpowiedzialny za to, żeby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Witaj nowo przybyłych gości.
2. Rozłóż agendy i jeśli potrzebujesz, udekoruj salę i/lub przygotuj pomoce wizualne.
3. Przygotuj niezbędne rzeczy do przeprowadzenia spotkania: instrumenty dla osób funkcyjnych i inne potrzebne sprzęty.
4. Zaradź wszelkim „usterkom z ostatniej chwili”, np. brak oceniającego lub odpowiednich wydruków. Do Ciebie należy reakcja na nieprzewidziane okoliczności, np. dzwoniący telefon, brak światła. Ty również decydujesz, że skrócisz spotkanie kosztem przerwy.
5. Wybierz osobę (niezaangażowaną lub gościa) do zebrania i przeliczenia głosów publiczności w konkursach na najlepszą mowę, ewaluację i odpowiedź na gorące pytanie.
6. Przypomnij wszystkim o wyłączeniu telefonów.

W trakcie spotkania:

1. Rozpocznij spotkanie – ten moment może być stresujący, dlatego przygotuj się dobrze z tematu spotkania
(szczególnie pierwsze zdanie). Możesz używać notatek.
2. Omów temat spotkania.
3. Podczas przebiegu całego spotkania przypominaj o Słowie Dnia i zachęcaj do jak najczęstszego używania go.
4. Przedstaw Pytanie Dnia – poproś uczestników spotkania, aby odpowiadali z miejsca (dzięki temu oszczędzasz czas na inne punkty programu i oswajasz uczestników ze stresem). Upewnij się, że pierwszą osobą pytaną nie jest gość. Przypomnij, że każdy ma jedynie 30 sekund na udzielenie odpowiedzi. Dopilnuj, aby chronometrażysta kontrolował ogólny czas przeznaczony na prezentację. Jeśli czas przeznaczony na tę część nie został wykorzystany, wykorzystaj go na podsumowanie wypowiedzi uczestników.
5. Nie zapomnij o sprawnych przejściach pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania – dobre spotkanie przebiega gładko. Jednym ze sposobów na to jest dobranie krótkich historyjek, żartów lub cytatów związanych z wybranym tematem i wtrącanie ich pomiędzy każdą częścią. Przemyśl i przygotuj wcześniej wszystkie swoje krótkie wystąpienia. Możesz wykorzystać usłyszane wcześniej odpowiedzi na Pytanie Dnia.
6. Pamiętaj o inicjowaniu oklasków – Twoim zadaniem jest inicjowanie braw dla każdej osoby wchodzącej i schodzącej ze sceny. Pamiętaj o uściskach dłoni wprowadzających osoby na środek i po zakończeniu ich wystąpienia.
7. Czas – spotkania rozpoczynają się punktualnie o 18:30. Kontroluj przebieg spotkania (pod względem czasu) – trzymaj się agendy. Pilnowanie czasu zostanie ocenione przez Głównego Oceniającego. Jeśli mówcy przekraczają czas, Ty podejmujesz decyzję o ewentualnym skróceniu kolejnych części programu. Ty (a nie kontroler czasu!) odpowiadasz za to, żeby spotkanie skończyło się o wyznaczonej godzinie.
8. Przygotuj się na zapełnianie ewentualnych luk czasowych.
9. Zapobiegaj niepotrzebnym komentarzom oraz wtrącaniu się publiczności. Komentarze mogą być dowcipne, ale także mogą rozpraszać, a nawet denerwować. Uczestnicy mogą zabierać głos jedynie poproszeni o to przez prowadzącego Gorące Pytania lub Toastmastera.
10. Nie przepraszaj, bo coś poszło nie po Twojej myśli. Jeśli coś nie pójdzie tak, jak założyłeś, postaraj się, aby publiczność tego nie zauważyła. Jeśli przydarzy się coś zabawnego, żartuj z tego!
11. Odpowiadasz za dobre samopoczucie gości i członków Klubu, brak nudy i energię spotkania! Inspiruj do dobrej zabawy. Pamiętaj jednak, że liczy się kreatywność, więc potraktuj wskazówki jedynie jako dobre rady i przede wszystkim… baw się dobrze!
12. Czuwaj nad przebiegiem głosowania. Sprawdź, czy zostały zebrane wszystkie kartki do głosowania. Upewnij się, że prawidłowo przebiega komunikacja pomiędzy liczącym głosy a osobą odpowiedzialną za dyplomy.
13. Podczas ogłaszania wyników zachowaj odpowiednią strukturę zapewniającą doniosłość sytuacji.
14. Na koniec spotkania zadaj uczestnikom pytania :
● Co im się podobało ?
● Co sprawiło, że przyjdą jeszcze raz ?

Po spotkaniu

● Poproś swojego mentora o informację zwrotną i wskazówki co mógłbyś zrobić następnym razem lepiej.
● Po spotkaniu porozmawiaj z osobami, które pełniły rolę. Może jest coś o czym w ewaluacji nie zdążyli
powiedzieć.